L'export parallèle de médicaments consiste à acheter en France des produits dont le prix administré est bas, et à les revendre à des importateurs européens. C'est un commerce licite et encadré, qui ne ressemble à aucune autre forme de distribution pharmaceutique.
Sa particularité tient au rythme. Là où un grossiste-répartiteur livre ses officines chaque jour, un distributeur à l'exportation travaille par cycles mensuels dont tous les paramètres changent d'un mois sur l'autre : les prix, les quotas accordés par les laboratoires, les produits disponibles, les besoins des clients.
Chaque cycle recommence donc de zéro. Les commandes des importateurs arrivent, les disponibilités des fournisseurs aussi, et il faut faire correspondre les unes aux autres — sachant que les clients sont en concurrence directe pour les mêmes produits, et qu'une majorité des lignes est demandée par plusieurs d'entre eux.
L'allocation, la décision qui fait la marge
C'est le cœur du métier, et le geste le plus difficile à outiller. Quand plusieurs clients demandent la même référence et que les lots disponibles diffèrent par leur date de péremption, leur prix et leur quantité, il faut décider qui reçoit quoi.
Cette décision engage la marge et le taux de service, souvent en sens contraire : servir d'abord le client le plus rémunérateur laisse les autres sans réponse. Elle se prend en quelques heures, sur plusieurs centaines de lignes, et elle se prend chaque mois.
Nous la traitons comme un outil de décision, pas comme un traitement caché. Le système propose une allocation optimisant la marge sous les contraintes posées ; le commercial voit l'effet de cette proposition sur la marge et sur le taux de service par client avant de la valider, et peut l'ajuster. Pour chaque lot, la raison de son affectation reste consultable : c'est ce qui permet d'arbitrer un litige et de faire progresser les règles.
Un lot refusé par un client se réaffecte sans reprendre tout le cycle.
Les contrôles qui bloquent une expédition
Certaines vérifications ne sont pas des options. Un médicament en tension d'approvisionnement ne peut pas quitter le territoire : l'exporter expose à des sanctions et prive le marché français d'un produit qui y manque déjà. Cette liste évolue, et le contrôle doit donc être bloquant à la commande, pas signalé après coup.
Aux frontières, d'autres exigences apparaissent selon la destination : codes douaniers, régime de TVA applicable, et pour certains pays une attestation du pharmacien responsable certifiant que les médicaments ont bien été distribués en France. Ce document s'édite, se signe et s'archive comme une pièce du dossier d'expédition.
S'y ajoute la sérialisation : un produit exporté hors de l'Union européenne doit être décommissionné dans le répertoire national avant de sortir. Voir la sérialisation France MVO.
Un emplacement par commande client
La marchandise arrive de dix à vingt grossistes différents, par livraisons partielles, pour des commandes déjà allouées. Sans organisation dédiée, les cartons s'accumulent et personne ne sait ce qui est complet.
Chaque commande client reçoit donc son emplacement, créé à la validation de l'allocation. À la réception, les lots réservés y sont dirigés ; le système signale ce qui manque encore, et ce qui a été livré en trop. Une commande ne part que lorsque son emplacement est complet, et les reliquats basculent en stock ou repartent chez le fournisseur.
Le rapprochement entre ce qui était attendu, ce qui a été livré et ce que porte le bon de livraison se fait à ce moment-là — quand l'écart se discute encore avec le fournisseur.
Le référentiel produit, préalable à tout
Rien ne fonctionne sans un référentiel exact : codes CIP à sept et treize chiffres, conditionnements réels, prix administrés, statut de remboursement. Les commandes des clients arrivent dans des formats hétérogènes, souvent des fichiers de tableur, et les références doivent être reconnues sans interprétation.
Nous nous appuyons sur les référentiels publics et professionnels existants plutôt que de constituer une base à la main : base de données publique des médicaments, base produits et prix de remboursement. Les produits non remboursés mais exportables, qui n'y figurent pas toujours, sont enrichis séparément.
Sur les échanges avec les fournisseurs, les listes de disponibilités arrivent au fil de l'eau et dans autant de formats qu'il y a de grossistes. Elles sont consolidées par couple lot et péremption, avec les contrôles de taille de lot et de date qui évitent de proposer ce qui ne sera pas livrable.
Ce qui vient du socle pharmaceutique
Un distributeur à l'exportation partage l'essentiel de ses contraintes avec un grossiste-répartiteur, et n'a donc pas à les repayer. Gestion par lot et par péremption, sortie en FEFO, circuits ambiant et froid, ordres de destruction et retours, traçabilité de bout en bout : c'est le socle déjà déployé chez nos clients de la distribution.
La facturation électronique en fait partie, tout comme le suivi du stock et la tarification. Ce qui est propre à l'exportation vient s'y ajouter, pas s'y substituer.
Quelques éléments restent en construction ou planifiés selon les projets : l'accès aux disponibilités des grossistes et le décommissionnement à l'exportation notamment. Nous les indiquons comme tels dans chaque étude, plutôt que de les présenter comme acquis.
Parler de votre distribution
Grossiste-répartiteur, dépositaire, distributeur à l'exportation : les contraintes ne sont pas les mêmes, et la première conversation sert à savoir lesquelles vous concernent.