Export de médicaments : ERP pour la distribution à l'exportation

L'export parallèle de médicaments consiste à acheter en France des produits dont le prix administré est bas, et à les revendre à l'étranger, où il l'est moins. C'est un commerce encadré, qui n'a presque rien de commun avec la répartition pharmaceutique — alors qu'il porte les mêmes produits et relève des mêmes obligations de traçabilité.

La différence tient d'abord au rythme. Un grossiste-répartiteur livre ses officines chaque jour, sur un catalogue stable et des tarifs connus. Un distributeur à l'exportation travaille par cycles dont tous les paramètres changent d'un cycle sur l'autre : les prix, les quotas accordés par les laboratoires, les produits disponibles, les besoins des clients.

Chaque cycle recommence de zéro. Les commandes des clients arrivent, les disponibilités des fournisseurs aussi, et il faut faire correspondre les unes aux autres — sachant que les clients sont en concurrence directe pour les mêmes produits, et qu'une majorité des lignes est demandée par plusieurs d'entre eux.

L'allocation, la décision qui fait la marge

C'est le cœur du métier, et le geste le plus difficile à outiller. Quand plusieurs clients demandent la même référence et que les lots disponibles diffèrent par leur date de péremption, leur prix et leur quantité, il faut décider qui reçoit quoi.

Cette décision engage la marge et le taux de service, souvent en sens contraire : servir d'abord le client le plus rémunérateur laisse les autres sans réponse. Elle se prend en quelques heures, sur plusieurs centaines de lignes, et elle se prend chaque mois.

Nous la traitons comme un outil de décision, pas comme un traitement caché. Le système propose une allocation optimisant la marge sous les contraintes posées ; le commercial voit l'effet de cette proposition sur la marge et sur le taux de service par client avant de la valider, et peut l'ajuster. Pour chaque lot, la raison de son affectation reste consultable : c'est ce qui permet d'arbitrer un litige et de faire progresser les règles.

Un lot refusé par un client se réaffecte sans reprendre tout le cycle.

Les contrôles qui bloquent une expédition

Certaines vérifications ne sont pas des options. Un médicament en tension d'approvisionnement ne peut pas quitter le territoire : l'exporter expose à des sanctions et prive le marché français d'un produit qui y manque déjà. Cette liste évolue, et le contrôle doit donc être bloquant à la commande, pas signalé après coup.

Aux frontières, d'autres exigences apparaissent selon la destination : codes douaniers, régime de TVA applicable, et pour certains pays une attestation du pharmacien responsable certifiant que les médicaments ont bien été distribués en France. Ce document s'édite, se signe et s'archive comme une pièce du dossier d'expédition.

S'y ajoute la sérialisation : un produit exporté hors de l'Union européenne doit être décommissionné dans le répertoire national avant de sortir.

Du cross-docking, pas du stock

C'est la deuxième grande différence avec la répartition. Un grossiste-répartiteur détient du stock et sert ses officines dedans. Un distributeur à l'exportation approvisionne à la commande : ce qu'il achète est déjà destiné à un client précis, avant même d'être commandé au fournisseur.

La marchandise n'a donc pas vocation à se poser. Elle arrive de plusieurs grossistes, par livraisons partielles et à des jours différents, et tout ce qui peut partir doit repartir. C'est du cross-docking : on reçoit pour expédier, pas pour stocker.

En pratique, cela veut dire préparer par morceaux. À chaque réception, le système identifie ce qui devient expédiable — la part d'une commande client que les lots reçus permettent de servir — et la propose à la préparation, sans attendre que la commande soit complète.

Tenir le quai informatiquement

Un cross-docking qui n'est pas suivi se transforme en stock subi : des cartons arrivés pour une commande partie sans eux, des reliquats que personne ne réaffecte, des lots dont la péremption se rapproche pendant qu'ils attendent. Sur des produits à date courte, cela se paie vite.

Les contrôles portent donc sur ce qui ne devrait pas rester :

de la marchandise reçue pour une commande client, mais jamais expédiée ;
de la marchandise qui repart en stock alors qu'elle devait suivre l'expédition ;
des reliquats livrés en trop, qu'il faut basculer en stock ou renvoyer au fournisseur ;
des écarts entre ce qui était attendu, ce qui a été livré et ce que porte le bon de livraison ;
des lots immobilisés dont la date approche.

Chacun de ces cas remonte comme une alerte, avec ce qu'il faut pour décider : de quelle commande il s'agit, depuis quand, et ce qu'il reste à faire. L'écart avec le fournisseur, notamment, se traite au moment de la réception — quand il se discute encore.

Le référentiel produit, préalable à tout

Rien ne fonctionne sans un référentiel exact : codes CIP à sept et treize chiffres, conditionnements réels, prix administrés, statut de remboursement. Les commandes des clients arrivent dans des formats hétérogènes, souvent des fichiers de tableur, et les références doivent être reconnues sans interprétation.

Nous nous appuyons sur les référentiels publics et professionnels existants plutôt que de constituer une base à la main : base de données publique des médicaments, base produits et prix de remboursement. Les produits non remboursés mais exportables, qui n'y figurent pas toujours, sont enrichis séparément.

Sur les échanges avec les fournisseurs, les listes de disponibilités arrivent au fil de l'eau et dans autant de formats qu'il y a de grossistes. Elles sont consolidées par couple lot et péremption, avec les contrôles de taille de lot et de date qui évitent de proposer ce qui ne sera pas livrable.

Certains répartiteurs vont plus loin et exposent directement leurs disponibilités, parfois en distinguant ce qui est ouvert à l'exportation. Nous savons nous y brancher : les quantités remontent alors sans attendre l'envoi d'une liste, et le cycle démarre sur une photographie plus fraîche du marché.

Ce que chacun expose, et à qui, varie d'un répartiteur à l'autre. C'est un sujet à instruire fournisseur par fournisseur, avec eux — nous le qualifions au démarrage plutôt que de le promettre.

Ce qui vient du socle pharmaceutique Mangono

Un distributeur à l'exportation partage l'essentiel de ses contraintes avec un grossiste-répartiteur, et n'a donc pas à les repayer. Gestion par lot et par péremption, sortie en FEFO, circuits ambiant et froid, ordres de destruction et retours, traçabilité de bout en bout : c'est le socle déjà déployé chez nos clients de la distribution.

La facturation électronique en fait partie, tout comme le suivi du stock et la tarification. Ce qui est propre à l'exportation vient s'y ajouter, pas s'y substituer.

Quelques éléments restent en construction ou planifiés selon les projets : l'accès aux disponibilités des grossistes et le décommissionnement à l'exportation notamment. Nous les indiquons comme tels dans chaque étude, plutôt que de les présenter comme acquis.