Une commande fournisseur est rarement un acte ponctuel. Elle est émise, confirmée, expédiée, reçue — parfois en plusieurs fois, souvent incomplètement — puis contrôlée, complétée de ses reliquats, et enfin rapprochée d'une facture.
Quand ce cycle n'est pas suivi, les conséquences sont toujours les mêmes : des commandes partiellement livrées considérées comme closes, des reliquats oubliés, des délais réels qui n'entrent jamais dans le calcul de couverture. Et surtout un besoin de réapprovisionnement calculé sans tenir compte d'engagements déjà pris — ce qui conduit mécaniquement à recommander ce qui est déjà en route.
Un état qui suit le réel, pas l'administratif
Brouillon, confirmée, réception en cours, réceptionnée avec manquants, intégralement reçue, annulée, terminée. Chacune porte son code couleur, et chacune peut être renommée par l'entreprise sans changer sa nature — le vocabulaire de vos équipes prime sur celui de l'outil.
Cinquante unités manquantes ne sont pas une commande soldée
Une commande de deux cents unités dont cent cinquante arrivent laisse un engagement ouvert de cinquante unités, avec sa propre date de livraison attendue. Absorber silencieusement ce reste dans le solde de la commande initiale expose à deux erreurs symétriques et coûteuses :
Le reliquat n'apparaissant plus comme un engagement, le calcul de besoin l'ignore et propose de recommander les mêmes unités.
L'engagement ayant disparu des écrans, personne ne réclame les unités manquantes — et le manque à gagner s'impute au stock plutôt qu'au fournisseur.
C'est aussi pour cette raison que le chiffre d'affaires non réalisé distingue la défaillance fournisseur de la rupture ordinaire : ce ne sont pas les mêmes causes, et ce ne sont pas les mêmes actions. Voir les onze statuts de chiffre d'affaires.
L'acheteur gère les fournisseurs, la logistique gère les réceptions
Goodstock transmet au système de gestion d'entrepôt les attendus de réception — ce qui doit arriver, quand, et en quelles quantités — et rapproche ensuite les quantités reçues des quantités attendues.
Un attendu est créé par date de réception prévue, et non un seul par commande. Une commande dont une partie arrive à trente jours et le reste à soixante produit donc deux attendus distincts : c'est la seule façon pour l'entrepôt de savoir ce qu'il doit réceptionner cette semaine-là.
Cette séparation des rôles est la raison d'être du mécanisme : la logistique n'a pas à interroger l'acheteur pour savoir ce qui arrive, et l'acheteur n'a pas à ressaisir dans un second outil ce qu'il vient de commander.
Le rapprochement de facture
Le cycle décrit ici couvre l'émission, la réception et la clôture de la commande. Le rapprochement de la facture fournisseur avec la commande et la réception relève d'un processus distinct, qui n'est pas porté par ce mécanisme d'états.
En revanche, ce que le fournisseur facture réellement — et ce qui est effectivement payé — entre bien dans la reconstitution du coût de revient. Voir comment le coût réel est reconstitué.
Voir Goodstock sur votre propre catalogue
La démonstration part de vos références et de vos fournisseurs : ce que vous vendez, ce qu'il vous reste, ce qu'il faudrait commander cette semaine. Comptez une heure.