Tout ce qui précède, des prévisions à la marge réelle, repose sur une donnée juste. Des indicateurs construits sur une donnée non interprétée ne font que formaliser des erreurs d'appréciation.
Ce travail est le moins visible du dispositif, et c'est celui qui conditionne tous les autres.
Des rappels pour tenir la donnée à jour
Plutôt que de compter sur la vigilance d'un collaborateur pour repérer une information manquante, Goodstock applique la même mécanique à sept situations : une règle détermine si un article ou une commande est concerné, un rappel apparaît tant que la situation persiste, et disparaît de lui-même dès qu'elle est corrigée. Chaque rappel réagit immédiatement au changement, avec un contrôle périodique de sécurité en complément.
La vie d'un rappel, sans personne pour l'ouvrir ni le fermer
-
Une règle repère
Un article destiné à la vente, hors pack et hors fin de vie, sans fournisseur principal.
-
Le rappel existe
Tant que la situation dure. Assigné à personne quand c'est une tâche d'équipe, à l'acheteur concerné quand ça n'en est pas une.
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La donnée arrive
Le rappel disparaît de lui-même, dans la seconde. Un contrôle périodique repasse derrière, par sécurité.
| Rappel | Déclenchement |
|---|---|
| Fournisseur à renseigner | Un article destiné à la vente, hors pack, occasion ou fin de vie, sans fournisseur principal. Assigné à personne : c'est une tâche d'équipe, pas une responsabilité individuelle. |
| Prix fournisseur à renseigner | Prend le relais du précédent dès qu'un fournisseur est assigné mais qu'aucun prix ne l'accompagne. |
| Produits non reçus à traiter | Une commande bascule en « réceptionnée avec manquants » : le reliquat est assigné à l'acheteur. |
| Date de réception à mettre à jour | Une commande dont la date d'arrivée prévue est dépassée — jamais le jour même, jamais par anticipation. On ne sollicite pas un acheteur sur une commande encore dans les délais. |
| Coûts logistiques à saisir | Une commande terminée dont les frais estimés n'ont pas été remplacés par leur montant réel. |
| Données incohérentes sur commande annulée | Une commande annulée qui porte pourtant des coûts, des paiements ou une quantité réceptionnée — en précisant en langage clair laquelle des trois incohérences est en cause. |
| Paiement fournisseur incomplet | Une commande terminée non soldée alors qu'un écart réel subsiste entre le montant payé et le montant dû. |
Deux cas où la donnée demande une attention particulière
Un article qui porte plusieurs fiches, et un article qui n'a pas de stock à lui : deux situations courantes, que les rappels ne couvrent pas parce qu'elles tiennent à la structure du catalogue plutôt qu'à une donnée manquante.
Un même article, plusieurs fiches, plusieurs systèmes
Une référence est codée différemment chez le fournisseur, sur la place de marché et dans l'entrepôt. Et un même produit physique porte souvent plusieurs fiches commerciales — une déclinaison de présentation, une offre groupée, une page créée pour une promotion — dont chacune décrémente théoriquement son propre stock.
Les références additionnelles relient toutes ces fiches au même produit : la vente de l'une ou de l'autre décrémente un stock unique, et l'article se retrouve par n'importe laquelle de ses références.
Le rapprochement se fait en priorité sur la référence commerciale, celle que vous avez définie, et à défaut sur l'identifiant technique de la source — certaines plateformes ne connaissent que le leur.
Quatre façons de nommer le même savon
Un pack n'a pas de stock propre
Un pack est un article de vente composé d'autres articles, chacun décompté dans son propre stock. Sa quantité disponible ne se stocke donc pas : elle se calcule au moment de la consultation.
Le composant le plus contraignant détermine le nombre de packs possibles. Un pack de trois articles dont l'un n'existe qu'en un exemplaire ne peut être vendu qu'une fois, quelle que soit l'abondance des deux autres. Et lorsqu'un composant est lui-même décliné en variantes au choix du client, Goodstock retient la variante la plus favorable parmi celles réellement disponibles, plutôt que de contraindre le calcul par une variante arbitraire ou épuisée.
Un pack n'a ni prix d'achat, ni coût de revient propre : sa valorisation se déduit de ses composants. Il n'apparaît jamais comme un article à commander — ce sont ses composants qu'il faut réapprovisionner.
Enfin, chaque vente de pack conserve la trace exacte des composants et des quantités qui la constituaient à ce moment précis. La composition peut changer ensuite : l'historique de consommation réelle de chaque composant reste reconstituable.
Coffret découverte, trois composants
- Savon de Marseille 300 g312 en stock
- Huile essentielle lavande 10 ml180 en stock
- Boîte cadeau kraft11 en stock
- 11 coffrets vendables : le composant le plus contraignant décide, quelle que soit l'abondance des deux autres
- 0 ligne d'achat pour le coffret : ce sont ses composants qu'il faut réapprovisionner, et la boîte kraft en premier
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