Le prix payé au fournisseur n'est pas le coût de la marchandise. S'y ajoutent le transport, les droits de douane, l'assurance, les frais de transit — et, dès qu'on achète en devise, l'écart de change entre la commande, le paiement et la réception.
Quand ces coûts sont comptabilisés à part sans être rattachés aux marchandises concernées, le coût d'acquisition est sous-estimé et la marge surestimée. L'écart ne se voit pas : il se répartit sur tout le catalogue et ressemble à de la rentabilité.
Le problème, c'est que la facture de transport arrive trois mois plus tard
Chaque frais annexe se rattache à une catégorie et à la commande dont il relève, avec la précision de savoir s'il est payé au fournisseur ou à un tiers. Sa saisie déclenche une chaîne de recalcul : le détail du coût par commande, puis le coût de revient des articles, puis l'historique de valorisation du stock.
Mais dans la réalité, cette saisie intervient presque toujours longtemps après la réception. Entre-temps, la marchandise est en rayon, elle se vend, et son coût de revient est faux.
Goodstock estime donc les frais manquants à partir du pourcentage moyen que cette catégorie représente habituellement chez ce fournisseur précis, sur ses commandes déjà terminées. Le pourcentage est appliqué au coût réel des marchandises de la commande, ajusté de l'écart entre les quantités reçues et commandées.
Dès qu'un montant réel est saisi pour une catégorie, l'estimation correspondante disparaît. Elle ne s'applique qu'aux catégories encore absentes de la commande, jamais en concurrence avec une donnée réelle.
Une commande peut être marquée comme close sur ses frais logistiques : elle ne recevra plus jamais d'estimation, même si une catégorie reste à zéro. Certains achats n'ont réellement pas de frais de transport.
Chaque document porte son propre taux
Commande d'achat, commande de vente, paiement, frais logistique : chacun porte le taux de sa date, alimenté quotidiennement plutôt que ressaisi.
| Mécanisme | Ce qu'il évite |
|---|---|
| Deux sources en repli l'une de l'autre | La banque centrale pour les devises qu'elle publie, bascule automatique vers une seconde source pour les autres. Une devise activée que ni l'une ni l'autre ne couvre est signalée, jamais ignorée en silence. |
| Aucun trou ne dure | Un contrôle quotidien vérifie, pour chaque devise réellement utilisée, qu'aucun jour n'est resté sans taux valide depuis la première fois où cette devise a servi sur un document, et redemande les jours manquants. Les week-ends ne sont exclus que pour la source qui ne publie effectivement rien ces jours-là. |
| Le taux provisoire se corrige seul | Un document créé avant que le taux officiel de sa date ne soit connu reçoit le dernier taux disponible. Dès qu'un taux plus précis arrive, tous les documents encore provisoires sont recalculés — jusqu'à leur coût de revient si la correction porte sur un article déjà réceptionné. |
| Un taux peut être figé volontairement | Un taux saisi manuellement sort définitivement du mécanisme de correction. C'est indispensable aux entreprises qui se couvrent contractuellement : leur taux négocié à l'avance diffère durablement du taux de marché. |
| Les devises s'activent d'elles-mêmes | Dès qu'une devise étrangère apparaît sur un document réel, elle est activée et rattachée à la bonne source. Aucun paramétrage préalable à faire. |
Le coût monte, le prix de vente ne bouge pas, et personne ne le voit
C'est l'érosion la plus discrète qui soit. Elle ne vient pas d'une baisse des prix de vente mais d'une succession de hausses de coût jamais répercutées : un tarif fournisseur qui glisse, des frais de transport qui montent, un taux de change qui se dégrade.
Goodstock surveille en continu l'évolution du coût de revient déjà acquitté — pas seulement le prix d'achat, mais toutes ses composantes jusqu'au règlement — et déclenche une activité de suivi assignée à un acheteur dès qu'un écart significatif apparaît.
Deux origines, distinguées en clair
Soit la valorisation de la commande en cours de consommation a été révisée — frais saisis après coup, règlement corrigé, taux actualisé. Soit la commande a changé : la précédente est épuisée et le stock provient désormais d'une commande au coût différent. L'alerte le dit en langage métier, pas en code motif.
Un seuil en pourcentage, jamais en valeur
Un seuil en valeur absolue avait été envisagé, puis écarté : combiné à un pourcentage, il aurait exclu les cas les plus parlants. Un article qui passe de 0,63 € à 1,05 €, c'est +66 % pour 42 centimes.
L'impact sur la marge, avant la décision
Chaque alerte affiche le taux de marge avant et après, calculé au prix de vente actuel, avec la décomposition de chaque composante du coût comparée entre l'ancien et le nouveau montant. Le prix de vente éclaire la décision mais ne déclenche jamais l'alerte.
Une échéance calée sur la marchandise
Pas sur la date de détection, mais sur la date de réception. Une commande encore en transit apparaît planifiée à son arrivée ; un écart déjà en rayon depuis des semaines apparaît immédiatement en retard. L'alerte est assignée à l'acheteur qui a négocié la commande à l'origine de l'écart.
Dernier détail, et c'est celui qui rend le dispositif durable : « traité » et « refusé » ont exactement le même effet technique — figer le coût constaté comme nouvelle référence. Ils ne diffèrent que par le statut conservé. Ce qui permet de mesurer, dans le temps, la part des alertes réellement suivies d'une révision de prix, et d'ajuster le seuil de déclenchement sur des données plutôt qu'au jugé.
Voir Goodstock sur votre propre catalogue
La démonstration part de vos références et de vos fournisseurs : ce que vous vendez, ce qu'il vous reste, ce qu'il faudrait commander cette semaine. Comptez une heure.